Wann darf ich mahnen?
Du darfst mahnen, sobald eine Rechnung fällig und unbezahlt ist. Fällig wird eine Rechnung:
- Zum vereinbarten Zahlungsziel (z.B. “zahlbar in 14 Tagen”)
- Ohne Zahlungsziel: nach 30 Tagen ab Rechnungserhalt automatisch (§286 Abs. 3 BGB – gilt für Unternehmen)
- Bei Privatpersonen: erst nach einer ausdrücklichen Mahnung in Verzug (außer Zahlungsziel wurde vereinbart)
Gesetzlich vorgeschrieben sind keine mehrfachen Mahnungen. Du kannst theoretisch sofort klagen – aber in der Praxis empfiehlt sich ein gestuftes Vorgehen.
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?
Keine Pflicht für mehrere Stufen. Du kannst direkt mit dem Mahnbescheid zum Amtsgericht gehen, wenn die Forderung klar ist. In der Praxis hat sich jedoch das Dreistufen-Modell bewährt:
1. Zahlungserinnerung
Freundlich, höflich
7–14 Tage nach Fälligkeit
Keine (optional)
Mustertext:
“Wir möchten Sie freundlich daran erinnern, dass die oben genannte Rechnung noch offen ist. Bitte prüfen Sie, ob die Zahlung versehentlich vergessen wurde.”
2. Mahnung
Sachlich, bestimmt
7–14 Tage nach Zahlungserinnerung
€5–15 (optional)
Mustertext:
“Trotz unserer Zahlungserinnerung steht der genannte Betrag noch aus. Wir fordern Sie auf, den fälligen Betrag bis zum [Datum] zu überweisen.”
3. Mahnung / Letzte Mahnung
Formell, mit Konsequenzen
7 Tage, letzte Frist
€15–30 + Verzugszinsen
Mustertext:
“Dies ist unsere letzte Mahnung. Sollte der Betrag nicht bis zum [Datum] eingehen, werden wir rechtliche Schritte einleiten und den Fall an einen Rechtsanwalt/Inkasso übergeben.”
Was darf ich als Mahngebühr berechnen?
Mahngebühren müssen vereinbart sein oder sich aus dem Gesetz ergeben. Pauschal gesagt:
- Verzugszinsen: Du hast Anspruch auf gesetzliche Verzugszinsen (derzeit 8,62% p.a. über dem Basiszinssatz für B2B)
- Mahngebühren: Nur wenn vertraglich vereinbart oder als Schadensersatz begründbar (i.d.R. €5–15 pro Mahnung)
- Inkassokosten / Anwaltskosten: Bei Verzug erstattungsfähig nach §280 BGB
Vollständige Mahnung – was muss drauf?
- Deine vollständige Adresse (Absender)
- Name und Adresse des Schuldners
- Datum der Mahnung
- Rechnungsnummer(n) und -datum(en) der unbezahlten Rechnung(en)
- Offener Betrag (inkl. etwaiger Mahngebühren und Zinsen)
- Zahlungsfrist (konkretes Datum)
- Deine Bankverbindung
- Hinweis auf weitere Schritte bei Nichtzahlung
Vorlage: Mahnschreiben (zum Kopieren)
# Mahnschreiben Vorlage – zum Anpassen
[Dein Name]
[Deine Adresse]
[PLZ, Ort]
[Name Schuldner]
[Adresse Schuldner]
[PLZ, Ort]
[Ort], [Datum]
Mahnung – Rechnungsnr. [RE-XXXX] vom [Datum]
Sehr geehrte(r) [Name],
unsere Rechnung vom [Datum] in Höhe von [Betrag] € ist trotz Zahlungsziel zum [Fälligkeitsdatum] noch nicht beglichen worden.
Wir bitten Sie, den offenen Betrag von [Betrag] € bis spätestens [neues Datum] auf folgendes Konto zu überweisen:
IBAN: [Ihre IBAN]
BIC: [BIC]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]
Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie dieses bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Name]
Was kommt nach der letzten Mahnung?
Wenn auch die letzte Mahnung erfolglos bleibt, hast du folgende Optionen:
- Gerichtlicher Mahnbescheid: Online beim zentralen Mahngericht beantragen (mahngerichte.de) – kostengünstig und schnell
- Klage: Bis 5.000 € Streitwert beim Amtsgericht
- Inkasso: Für kleinere Beträge eine Alternative, aber Kosten beachten
Rechnung erstellen – damit erst gar keine Mahnung nötig wird
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