Warum sind Pflichtangaben so wichtig?
Eine Rechnung mit fehlenden Pflichtangaben ist formell fehlerhaft. Das hat zwei konkrete Konsequenzen:
- Der Empfänger kann keine Vorsteuer abziehen – ihm entstehen also Mehrkosten.
- Das Finanzamt kann die Rechnung bei einer Prüfung beanstanden und Nachzahlungen fordern.
Fehler können zwar korrigiert werden – aber das kostet Zeit und Nerven. Besser von Anfang an alles richtig machen.
Die 14 Pflichtangaben nach §14 UStG
Name und Anschrift des Rechnungsstellers
Vollständiger Name (oder Firmenname) und vollständige Anschrift. Eine Postfachadresse reicht nicht.
Beispiel:
Max Muster, Musterstraße 1, 12345 Berlin
Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Vollständiger Name oder Firmenname und vollständige Anschrift des Kunden.
Beispiel:
Muster GmbH, Hauptstraße 10, 10115 Berlin
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Entweder die Steuernummer (vom Finanzamt) oder die USt-IdNr. (vom Bundeszentralamt für Steuern). Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die USt-IdNr. Pflicht.
Beispiel:
StNr: 12/345/67890 oder USt-IdNr: DE123456789
Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde. Nicht zu verwechseln mit dem Leistungsdatum.
Beispiel:
Berlin, 15. März 2025
Fortlaufende Rechnungsnummer
Eine eindeutige, fortlaufende Nummer zur Identifikation der Rechnung. Lücken erlaubt, Rückwärtszählungen verboten.
Beispiel:
RE-2025-042
Menge und Art der Leistung / Ware
Genaue Beschreibung was geliefert oder geleistet wurde. "Beratung" allein reicht nicht.
Beispiel:
20 Stunden Webentwicklung (React/TypeScript), März 2025
Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
Das genaue Datum oder der Zeitraum, in dem die Leistung erbracht oder die Ware geliefert wurde.
Beispiel:
Leistungszeitraum: 01.03.2025 – 31.03.2025
Entgelt (Nettobetrag) aufgeteilt nach Steuersätzen
Der Nettobetrag ohne MwSt., getrennt nach den verschiedenen angewendeten Steuersätzen (falls mehrere).
Beispiel:
Netto: 2.000,00 € (19% MwSt.)
Vereinbarte Minderungen des Entgelts
Rabatte, Skonti oder Boni, die vereinbart wurden – auch wenn sie noch nicht bekannt sind, muss darauf hingewiesen werden.
Beispiel:
2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen
Steuersatz
Der geltende MwSt.-Satz: 19% (Regelsteuersatz) oder 7% (ermäßigt). Bei Steuerbefreiung: Hinweis auf die Befreiungsgrundlage.
Beispiel:
19% MwSt.
Steuerbetrag in Euro
Der konkrete MwSt.-Betrag in Euro (nicht nur der Prozentsatz).
Beispiel:
MwSt. (19%): 380,00 €
Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend)
Falls keine Steuer ausgewiesen wird: Angabe der Rechtsgrundlage. Bei Kleinunternehmern: §19 UStG.
Beispiel:
Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
USt-IdNr. des Leistungsempfängers (bei innergemeinschaft. Lieferungen)
Bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen in EU-Länder: USt-IdNr. des Kunden erforderlich.
Beispiel:
USt-IdNr. Kunde: AT123456789
Hinweis auf Steuerschuldnerschaft (bei Reverse Charge)
Wenn der Leistungsempfänger die Steuer schuldet: expliziter Hinweis auf die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft.
Beispiel:
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§13b UStG / Reverse Charge)
Wann brauche ich welche Angaben?
| Situation | Nötig? |
|---|---|
| Normale Rechnung in Deutschland (B2B) | |
| Rechnung an Privatkunden (B2C) | |
| Kleinunternehmer (§19 UStG)Kein Steuersatz/Betrag, dafür §19-Hinweis | |
| Innergemeinschaftliche Lieferung (EU)USt-IdNr. des Empfängers Pflicht | |
| Reverse Charge (§13b UStG)Hinweis auf Steuerschuldnerschaft Pflicht | |
| Kleinbetragsrechnung (bis 250 € Brutto)Vereinfachte Angaben erlaubt |
Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €)
Bei Rechnungen bis 250 € Brutto (§33 UStDV) sind vereinfachte Angaben erlaubt. Es reichen dann:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
- Steuersatz
Wichtig: Diese Vereinfachung gilt nur für den Rechnungssteller, nicht für den Empfänger beim Vorsteuerabzug.
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