Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein kaufmännisches Dokument, mit dem du geleistete Arbeit oder gelieferte Waren in Rechnung stellst. In Deutschland ist die Ausstellung einer Rechnung bei Umsätzen zwischen Unternehmern (B2B) gesetzlich vorgeschrieben – und zwar innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung.
Die rechtlichen Grundlagen findest du in §14 UStG (Umsatzsteuergesetz). Fehlen Pflichtangaben, kann der Empfänger den Vorsteuerabzug nicht geltend machen – und du kannst Probleme mit dem Finanzamt bekommen.
Schritt-für-Schritt: Rechnung schreiben
Deine Absender-Daten eintragen
Name, Adresse, E-Mail, Telefon, Steuernummer (oder USt-IdNr.) – diese Angaben stehen oben rechts oder links auf der Rechnung.
Empfänger-Daten eintragen
Vollständiger Name oder Firmenname, Anschrift des Kunden. Bei Unternehmenskunden die USt-IdNr. notieren.
Rechnungsnummer vergeben
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein. Ein System wie RE-2025-001 hat sich bewährt. Lücken sind erlaubt, aber Rückwärtszählungen nicht.
Leistungen beschreiben
Beschreibe die erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren präzise. Menge × Einzelpreis → Gesamtpreis. Datum oder Zeitraum der Leistung angeben.
MwSt. berechnen und ausweisen
In Deutschland gelten 19% (Regelsteuersatz) oder 7% (ermäßigt). Als Kleinunternehmer nach §19 UStG keine Steuer ausweisen – stattdessen Hinweis.
Zahlungsfrist und Bankdaten
Üblich sind 14 oder 30 Tage Zahlungsziel. IBAN und BIC für die Überweisung angeben. Optional: Skonto bei frühzeitiger Zahlung.
Alle Pflichtangaben auf einen Blick
Nach §14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung mindestens folgende Angaben enthalten. Fehlt auch nur eine dieser Angaben, ist die Rechnung formell fehlerhaft:
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
- Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung
- Nettobetrag (Entgelt) – aufgeteilt nach Steuersätzen
- Anzuwendender Steuersatz
- Steuerbetrag in Euro
- Gesamtbetrag (Brutto) in Euro
- Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend)
- Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen: USt-IdNr. des Empfängers
- Bei Reverse-Charge: Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Empfängers
Rechnungen als Kleinunternehmer
Wenn dein Jahresumsatz im Vorjahr unter 22.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 € bleibt, kannst du die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG in Anspruch nehmen.
Das bedeutet: Du stellst keine Umsatzsteuer in Rechnung – musst aber folgenden Hinweis auf jeder Rechnung aufführen:
Pflichthinweis für Kleinunternehmer
„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Rechnungen als Freiberufler
Freiberufler (Ärzte, Anwälte, Journalisten, Programmierer, Designer etc.) stellen Rechnungen wie andere Selbständige – mit einem Unterschied: Sie zahlen keine Gewerbesteuer und führen keine Handwerks- oder Handelsregisternummer. Ansonsten gelten dieselben Pflichtangaben.
Mehr dazu: Freiberufler Rechnung Vorlage →
Häufige Fehler beim Rechnung schreiben
- Keine Rechnungsnummer: Jede Rechnung braucht eine einmalige, fortlaufende Nummer.
- Datum der Leistung fehlt: Nicht das Rechnungsdatum, sondern der Zeitraum der erbrachten Leistung ist Pflicht.
- Steuernummer vergessen: Steuernummer oder USt-IdNr. ist Pflicht – ohne sie kann der Empfänger keine Vorsteuer ziehen.
- Unklare Leistungsbeschreibung: „Beratung" reicht nicht. Besser: „Webdesign-Beratung für Relaunch Website, Zeitraum 01.–15. März 2025".
- Falsche oder fehlende Bankdaten: Ohne IBAN kann nicht überwiesen werden.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Als Selbständiger oder Unternehmer bist du verpflichtet, Rechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren (§147 AO). Das gilt für ausgehende und eingehende Rechnungen. Digitale Kopien sind erlaubt, solange sie unveränderlich gespeichert sind.
Rechnung schreiben mit dem Generator
Statt mühsam eine Word-Vorlage auszufüllen, nutze unseren kostenlosen Rechnungsgenerator. Du trägst deine Daten einmalig ein, der Generator berechnet Steuerbeträge automatisch und erstellt ein professionelles PDF – in unter 2 Minuten.
Jetzt Rechnung erstellen
Kostenlos, ohne Anmeldung, sofort als PDF herunterladen.
Rechnungsgenerator starten